Mała firma może nie podlegać bezpośrednio obowiązkowi sporządzania raportu ESG, a mimo to coraz częściej otrzymywać od klientów pytania o zużycie energii, emisje, odpady, bezpieczeństwo pracy, zatrudnienie, polityki wewnętrzne czy pochodzenie surowców. Powód jest prosty. Duże przedsiębiorstwo nie działa w oderwaniu od swoich dostawców.

Jeśli chce ocenić wpływ własnej działalności, ryzyka w łańcuchu dostaw i część emisji powstających poza jego zakładami, musi sięgnąć po dane od firm, z którymi współpracuje. W rezultacie wymagania dotyczące ESG przesuwają się w dół łańcucha dostaw i trafiają również do podmiotów, które same nie mają obowiązku publikowania rozbudowanych raportów. Dla małego przedsiębiorcy może to oznaczać ankietę od dużego klienta, dodatkowe pytania w przetargu, konieczność przedstawienia danych o energii albo deklarację dotyczącą standardów pracy. Nie każda firma potrzebuje od razu wielostronicowego raportu. Znacznie częściej potrzebuje porządku w danych i zdolności do szybkiej odpowiedzi na konkretne pytania kontrahenta. To zmienia sposób, w jaki MŚP powinny myśleć o ESG. Coraz częściej przestaje być ono zagadnieniem zarezerwowanym dla największych spółek i staje się elementem codziennych relacji handlowych.

Duża firma raportuje własną działalność, ale część jej wpływu powstaje u dostawców

Żadna większa organizacja nie funkcjonuje wyłącznie na podstawie procesów realizowanych we własnych budynkach. Kupuje materiały, transport, energię, usługi informatyczne, opakowania, części, produkty gotowe, usługi serwisowe i dziesiątki innych świadczeń. Każdy z tych zakupów wiąże się z określonym wpływem środowiskowym, społecznym i organizacyjnym. Jeśli przedsiębiorstwo chce zrozumieć swoją sytuację w obszarze ESG, musi więc spojrzeć również na dostawców.

Najłatwiej zobaczyć to na przykładzie produkcji. Fabryka może ograniczać zużycie energii we własnym zakładzie, ale kupować komponenty, których wytworzenie wymaga dużej ilości energii i surowców. Może posiadać dobre standardy bezpieczeństwa pracy, a jednocześnie korzystać z podwykonawców, którzy mają znacznie słabsze procedury. Może ograniczać odpady na własnej linii produkcyjnej, ale zamawiać produkty dostarczane w dużej ilości jednorazowych opakowań. Samo przyjrzenie się działalności wewnętrznej nie daje więc pełnego obrazu.

Właśnie dlatego duże przedsiębiorstwa zaczynają interesować się tym, co dzieje się u dostawców. Nie zawsze potrzebują rozbudowanego raportu. Czasem wystarcza kilka danych liczbowych i odpowiedzi na standardową ankietę. Innym razem oczekują dokumentów potwierdzających stosowane procedury, certyfikatów albo określonych informacji dotyczących energii, emisji czy zatrudnienia.

Dostawca może więc usłyszeć pytanie o dane, których wcześniej nigdy nie mierzył. Firma produkcyjna może zostać poproszona o zużycie energii przypadające na określony produkt. Przewoźnik może otrzymać pytanie o rodzaj paliwa i przebieg pojazdów. Dostawca opakowań może być proszony o informacje dotyczące materiałów i udziału surowców pochodzących z recyklingu. Agencja usługowa może otrzymać pytania o politykę zatrudnienia, bezpieczeństwo danych albo procedury antykorupcyjne.

To właśnie w tym miejscu wymagania największych podmiotów spotykają się z codziennością małych przedsiębiorstw.

Brak bezpośredniego obowiązku raportowania nie oznacza braku pytań od rynku

Dla wielu właścicieli MŚP pierwsze zetknięcie z ESG ma dość zaskakującą formę. Firma nie otrzymuje pisma z urzędu ani informacji o nowym obowiązku ustawowym. Zamiast tego dział zakupów dużego klienta przesyła arkusz z kilkudziesięcioma pytaniami i prosi o jego wypełnienie przed odnowieniem umowy.

Takie wymaganie ma charakter biznesowy. Kontrahent może potrzebować danych do własnych analiz, oceny ryzyka, raportowania, polityki zakupowej albo wymagań stawianych całej grupie kapitałowej. W efekcie mała firma może znaleźć się poza bezpośrednim zakresem regulacji dotyczących raportowania, a jednocześnie być częścią procesu zbierania danych przez znacznie większą organizację.

To rozróżnienie jest istotne. Przedsiębiorca nie powinien automatycznie zakładać, że każde pytanie o ESG wynika z ustawowego obowiązku po jego stronie. Często źródłem jest umowa handlowa, polityka dostawców albo wewnętrzny standard dużego klienta. Z perspektywy relacji biznesowej efekt może być jednak podobny. Jeśli firma nie potrafi udzielić odpowiedzi, kontrahent może uznać ją za mniej przygotowaną do współpracy niż dostawcę, który posiada uporządkowane dane.

Nie oznacza to, że każdy brak jednej informacji natychmiast prowadzi do utraty klienta. Duże przedsiębiorstwa również wiedzą, że część MŚP dopiero buduje system zbierania danych. Problem staje się większy wtedy, gdy dostawca przez długi czas nie potrafi wskazać podstawowych wartości, nie wie, kto odpowiada za informacje i przy każdej ankiecie rozpoczyna poszukiwania od początku.

Znacznie lepiej przygotowana firma potrafi odpowiedzieć: zużycie energii mamy w fakturach i zestawieniu administracyjnym, dane o paliwie prowadzi księgowość, odpady są ewidencjonowane, wskaźniki BHP znajdują się w kadrach, a polityki zatwierdza właściciel lub zarząd. Nawet jeśli nie posiada rozbudowanego raportu, ma już podstawę do rozmowy z klientem.

Łańcuch dostaw przenosi wymagania z jednego przedsiębiorstwa na kolejne

Wyobraźmy sobie producenta sprzętu elektronicznego. Sam kupuje obudowy, przewody, elementy metalowe, opakowania, usługi transportowe i energię. Jego dostawca obudów również kupuje tworzywo, energię i transport. Firma produkująca opakowania korzysta z papieru, farb, klejów i przewozów. W ten sposób jeden produkt końcowy łączy pracę wielu przedsiębiorstw.

Jeżeli producent chce zebrać informacje dotyczące wpływu produktu, musi zdobyć dane dotyczące części procesów realizowanych poza własnym zakładem. Nie jest w stanie samodzielnie ustalić zużycia energii u producenta obudów albo rodzaju surowca stosowanego przez dostawcę kartonu. Potrzebuje informacji bezpośrednio od partnerów.

Ten mechanizm nie kończy się na pierwszym poziomie. Duży klient pyta swojego bezpośredniego dostawcę, a ten zaczyna pytać własnych podwykonawców. Dostawca opakowań może więc poprosić drukarnię o dane dotyczące farb, a drukarnia własnego dostawcę materiałów. Im bardziej szczegółowa analiza, tym dalej sięga potrzeba informacji.

Dlatego mała firma może nagle otrzymać pytania dotyczące ESG nawet wtedy, gdy jej bezpośredni klient sam nie jest największą korporacją na rynku. Wystarczy, że klient obsługuje większą organizację i sam musi przekazać dalej określone informacje.

W praktyce wymagania rzadko przechodzą w dół łańcucha w identycznej formie. Duża firma może posiadać rozbudowany system, ale od małego dostawcy potrzebować tylko kilkunastu wartości. Z czasem zakres może jednak rosnąć, szczególnie jeśli współpraca dotyczy istotnej części zakupów.

Najczęściej zaczyna się od prostego arkusza lub ankiety dostawcy

Pierwsze pytania ESG rzadko wymagają przygotowania kompletnego raportu. W wielu firmach proces zaczyna się od formularza wysyłanego przez dział zakupów lub compliance. Może zawierać pytania zamknięte, pola do wpisania danych liczbowych oraz prośby o załączenie dokumentów.

W obszarze środowiskowym pojawiają się pytania o zużycie energii, paliwa, wodę, odpady, sposób zagospodarowania odpadów, źródła energii, emisje oraz materiały używane w produkcji. W przypadku firm transportowych może pojawić się flota, rodzaj napędu i przebieg. Producent może zostać zapytany o ilość surowca albo poziom recyklingu.

Część społeczna może obejmować liczbę pracowników, rodzaje umów, wypadki przy pracy, szkolenia BHP, rotację, politykę przeciwdziałania dyskryminacji, sposób zgłaszania nieprawidłowości czy podejście do praw pracowniczych. Zakres zależy od branży i charakteru współpracy.

Obszar zarządzania może obejmować zasady antykorupcyjne, konflikty interesów, ochronę danych, bezpieczeństwo informacji, sposób zatwierdzania istotnych decyzji albo zasady współpracy z dalszymi podwykonawcami.

Dla dużej organizacji jest to sposób na uzyskanie porównywalnych informacji od setek lub tysięcy dostawców. Dla małej firmy formularz bywa pierwszym sygnałem, że dane rozproszone dotychczas pomiędzy księgowością, kadrami, administracją i produkcją zaczynają mieć znaczenie również w sprzedaży.

Dane środowiskowe często znajdują się już w firmie, tylko nikt nie zebrał ich w jednym miejscu

Wiele MŚP po otrzymaniu pierwszej ankiety ESG zakłada, że trzeba rozpocząć kosztowny projekt pomiarowy. Tymczasem podstawowa część danych już istnieje. Problem polega na ich rozproszeniu.

Zużycie energii znajduje się na fakturach. Ilość paliwa można odtworzyć z dokumentów zakupowych lub kart flotowych. Dane o odpadach wynikają z prowadzonej dokumentacji. Zużycie wody pojawia się na rachunkach. Liczbę pracowników zna dział kadr. Wypadki przy pracy są rejestrowane. Informacje o szkoleniach także zwykle istnieją.

Pierwszym krokiem nie powinien być więc zakup rozbudowanego systemu informatycznego. Lepiej najpierw sprawdzić, jakie informacje firma już posiada, w jakiej formie i za jaki okres. Często wystarczy stworzyć jedno centralne zestawienie i ustalić osoby odpowiedzialne za aktualizację.

Przykładowo firma zatrudniająca 40 osób może przechowywać faktury za energię w księgowości, dane o wodzie w administracji, dokumentację odpadów u osoby odpowiedzialnej za środowisko, a informacje BHP u zewnętrznego specjalisty. Każdy fragment istnieje, lecz nikt wcześniej nie musiał składać go w jeden obraz.

Pierwsza ankieta klienta ujawnia właśnie ten problem organizacyjny. Jeśli firma potrzebuje dwóch tygodni, aby znaleźć zużycie prądu z poprzedniego roku, nie oznacza to braku danych. Oznacza brak procesu.

Emisje są jednym z powodów, dla których duże firmy potrzebują informacji od mniejszych dostawców

Jednym z najbardziej wymagających obszarów są emisje gazów cieplarnianych. Duża organizacja może stosunkowo łatwo pozyskać dane dotyczące części emisji związanych bezpośrednio z własną działalnością i kupowaną energią. Znacznie trudniej wygląda obszar związany z szerokim łańcuchem wartości.

Zakupione produkty i usługi, transport, logistyka, podróże służbowe, użytkowanie określonych produktów czy gospodarka odpadami mogą znajdować się poza bezpośrednią kontrolą przedsiębiorstwa. Aby oszacować wpływ tych procesów dokładniej, firma potrzebuje danych od innych podmiotów.

Dlatego mały producent może zostać zapytany o ślad węglowy określonego produktu albo zużycie energii w procesie produkcyjnym. Przewoźnik może zostać poproszony o dane dotyczące paliwa wykorzystanego przy realizacji usług. Dostawca usług może być pytany o podróże służbowe albo zużycie energii w biurach.

Nie każda mała firma potrafi od razu policzyć emisje na poziomie produktu. W pierwszym kroku można jednak uporządkować dane źródłowe. Bez wiedzy o zużyciu energii i paliwa nawet najlepszy kalkulator nie da wiarygodnego wyniku.

Z punktu widzenia relacji z dużym klientem liczy się również przejrzystość. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada konkretnej wartości, powinno jasno wskazać, czego brakuje i jak planuje uzupełnić dane. Wymyślanie liczby tylko po to, aby zamknąć pole w ankiecie, tworzy znacznie większy problem niż uczciwa informacja o braku pomiaru.

ESG coraz częściej staje się częścią procesu zakupowego

Dział zakupów przez wiele lat oceniał dostawców głównie przez cenę, jakość, terminowość i warunki płatności. Te kryteria nadal pozostają podstawowe, ale w części organizacji lista została rozszerzona o dodatkowe wymagania.

Dostawca może otrzymać kodeks postępowania i zostać poproszony o jego podpisanie. Może być oceniany w systemie punktowym, w którym część punktów wynika z informacji środowiskowych, społecznych i dotyczących zarządzania. W przetargu mogą pojawić się pytania o certyfikaty, emisje albo polityki. Przy większej umowie klient może wymagać audytu.

Z perspektywy małej firmy oznacza to, że ESG może wpływać na sprzedaż. Nie dlatego, że klient chce promować abstrakcyjne wartości, lecz dlatego, że musi zarządzać własnym ryzykiem. Jeśli istotny dostawca ma problemy z bezpieczeństwem pracy, narusza prawa pracowników albo nie kontroluje odpadów, ryzyko może dotknąć również jego odbiorcę. Może pojawić się problem z ciągłością dostaw, reputacją, jakością albo zgodnością z wymaganiami wewnętrznymi.

Duża organizacja chce więc wiedzieć więcej o partnerach, od których zależy. Im istotniejszy dostawca, tym większa może być szczegółowość pytań.

Dla MŚP przygotowanie podstawowych danych zaczyna być elementem profesjonalnej obsługi dużego klienta. Podobnie jak firma przygotowuje certyfikaty jakości, specyfikację produktu czy warunki dostawy, coraz częściej musi również przygotować informacje ESG.

Presja rynkowa może rosnąć szybciej niż formalne obowiązki prawne

Debata o ESG często koncentruje się na tym, które podmioty dokładnie podlegają obowiązkowemu raportowaniu. Z punktu widzenia MŚP równie istotne jest jednak to, czego oczekują kontrahenci.

Przepisy mogą zmieniać zakres bezpośrednich obowiązków, a mimo to duże przedsiębiorstwo nadal może potrzebować danych od dostawcy, ponieważ wykorzystuje je do własnej oceny ryzyka, polityki zakupowej, rozmów z bankiem, inwestorem albo klientem końcowym. Wymóg może więc pozostać częścią relacji biznesowej nawet wtedy, gdy mała firma nie została objęta formalnym obowiązkiem raportowania.

To właśnie dlatego warto oddzielić pytanie „czy muszę publikować raport” od pytania „czy moi klienci mogą potrzebować danych”. Odpowiedź na pierwsze może być negatywna, a na drugie pozytywna. Więcej informacji o tym, dlaczego presja związana z ESG może obejmować MŚP również bez bezpośredniego obowiązku CSRD, znajdziesz tutaj: https://ceo.com.pl/raport-esg-dla-msp-dlaczego-presja-rynku-rosnie-mimo-braku-obowiazku-csrd-25802.

Dla właściciela niewielkiego przedsiębiorstwa oznacza to konieczność obserwowania przede wszystkim własnych relacji handlowych. Firma obsługująca lokalnych klientów indywidualnych może przez długi czas nie spotkać się z żadnymi ankietami ESG. Podmiot dostarczający komponenty dużemu producentowi międzynarodowemu może zacząć otrzymywać szczegółowe pytania znacznie szybciej.

Nie ma więc jednego momentu, w którym wszystkie MŚP powinny przygotować taki sam zestaw dokumentów. Zakres przygotowania powinien wynikać z branży, struktury klientów, pozycji firmy w łańcuchu dostaw i rodzaju świadczonych usług.

Największym błędem jest przygotowywanie odpowiedzi od zera przy każdym zapytaniu

Jeśli pierwszy duży klient przesyła ankietę, firma może zebrać dane jednorazowo i odesłać dokument. Problem pojawia się pół roku później, gdy inny kontrahent przesyła podobny formularz, a wszystkie informacje trzeba ponownie wyszukiwać.

W dobrze zorganizowanej firmie pierwsza ankieta powinna stać się początkiem własnej bazy danych ESG. Każda odpowiedź, którą udało się potwierdzić, może zostać zachowana razem ze źródłem. Jeśli podano roczne zużycie energii, należy zapisać wartość, okres i dokument, na podstawie którego ją obliczono. Jeśli klient zapytał o liczbę wypadków przy pracy, warto stworzyć stały sposób aktualizowania tego wskaźnika.

Po kilku takich zapytaniach firma zaczyna zauważać powtarzalność. Klienci używają innych formularzy, ale wiele pytań dotyczy tych samych obszarów. Zużycie energii, paliwa, odpady, woda, zatrudnienie, BHP, procedury antykorupcyjne i bezpieczeństwo informacji pojawiają się regularnie.

Dzięki własnemu zestawieniu kolejna odpowiedź zajmuje kilka godzin zamiast kilku dni. Jeszcze większa korzyść pojawia się wtedy, gdy firma uczestniczy w przetargu z krótkim terminem. Dostawca, który może od razu przekazać potrzebne informacje, wygląda znacznie lepiej organizacyjnie niż podmiot odpowiadający po tygodniu, że „dział księgowy jeszcze szuka danych”.

Odpowiedzialność za ESG nie powinna spadać wyłącznie na jedną osobę

W małej firmie łatwo wskazać jednego pracownika i poprosić go, aby „zajął się ESG”. Problem w tym, że jedna osoba rzadko posiada wszystkie potrzebne informacje.

Księgowość ma dostęp do faktur za energię i paliwo. Kadry posiadają dane dotyczące zatrudnienia. Osoba odpowiedzialna za BHP zna wypadki i szkolenia. Produkcja wie, jakie materiały są wykorzystywane. Logistyka posiada dane o transportach. Zarząd zna polityki i procesy decyzyjne. Sprzedaż z kolei wie, czego zaczynają wymagać klienci.

Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednej osoby koordynującej, ale pozostawienie właścicieli konkretnych danych w odpowiednich działach. Koordynator nie musi samodzielnie liczyć zużycia energii albo sprawdzać dokumentów kadrowych. Powinien wiedzieć, skąd je pozyskać i kto potwierdza ich poprawność.

W mikrofirmie role mogą oczywiście skupiać się w rękach właściciela i księgowości. Nadal jednak warto określić prostą procedurę. Jeśli klient pyta o ESG, właściciel wie, gdzie znajdują się dane i jakie dokumenty może przedstawić.

Chaos zaczyna się wtedy, gdy każda ankieta trafia do innej osoby, a odpowiedzi powstają na podstawie różnych założeń. Jeden klient otrzymuje zużycie energii za rok kalendarzowy, drugi za ostatnie 12 miesięcy, a trzeci wartość oszacowaną bez opisanej metodologii. Po pewnym czasie firma sama nie wie, która liczba jest właściwa.

Podstawą wiarygodności jest możliwość pokazania źródła każdej liczby

W ESG sama liczba ma ograniczoną wartość, jeśli nie wiadomo, skąd pochodzi. Jeżeli firma deklaruje zużycie 120 MWh energii rocznie, powinna potrafić wskazać, czy wynik pochodzi z faktur, odczytów liczników czy oszacowania.

To samo dotyczy wody, paliwa, odpadów i danych pracowniczych. Źródło powinno być zapisane razem z okresem, którego dotyczy informacja. Pozwala to uniknąć sporów i ułatwia późniejszą aktualizację.

Przy ankiecie od klienta może pojawić się pytanie o dane za konkretny rok. Jeśli firma posiada tylko rachunki miesięczne, można je zsumować. Ważne, aby zachować sposób obliczenia. Za rok ten sam proces można wykonać ponownie.

Jeżeli część danych opiera się na szacunku, należy to zaznaczyć. Szacunek nie jest automatycznie błędem, szczególnie gdy dokładny pomiar nie jest jeszcze możliwy. Problem powstaje wtedy, gdy wartość szacunkowa jest przedstawiana jako precyzyjny pomiar.

Duże przedsiębiorstwa coraz częściej zwracają uwagę nie tylko na sam wynik, lecz także na jakość danych. Dostawca, który potrafi wyjaśnić metodę, budzi większe zaufanie niż firma podająca bardzo dokładną liczbę bez żadnego uzasadnienia.

Ślad węglowy produktu może wymagać znacznie więcej danych niż ślad całej firmy

Małe przedsiębiorstwo może zostać poproszone o ogólne dane dotyczące energii i paliwa, ale bardziej wymagający klient może oczekiwać informacji przypisanej do konkretnego produktu.

To trudniejsze zadanie. Jeśli zakład produkuje pięć rodzajów wyrobów na jednej linii, trzeba określić, jaka część zużycia energii przypada na każdy z nich. Może być potrzebna informacja o masie materiałów, liczbie sztuk, czasie pracy maszyny, transporcie i odpadach powstających podczas produkcji.

Przy braku dokładnego pomiaru trzeba zastosować uzasadnioną metodę alokacji. Przykładowo energię można dzielić według czasu pracy linii, masy produktu albo liczby jednostek, jeśli taki sposób odzwierciedla rzeczywiste zużycie. Metoda powinna być spójna i możliwa do wyjaśnienia.

Nie należy zaczynać od najbardziej skomplikowanego poziomu, jeśli żaden klient jeszcze go nie wymaga. W pierwszym kroku wystarczy uporządkować dane całej organizacji. Jeśli pojawi się zapotrzebowanie na szczegółowy wynik produktowy, firma będzie miała już bazę do dalszych obliczeń.

Zbudowanie dobrego systemu etapami jest znacznie bardziej praktyczne niż próba stworzenia pełnego modelu w kilka tygodni.

Dostawcy usług również mogą otrzymywać pytania ESG

ESG nie dotyczy wyłącznie fabryk, magazynów i transportu. Firma konsultingowa, agencja marketingowa, software house, kancelaria czy biuro rachunkowe również może znaleźć się w łańcuchu dostaw dużej organizacji.

W takich przedsiębiorstwach pytania środowiskowe mogą być mniej rozbudowane, ale nadal mogą dotyczyć zużycia energii, podróży służbowych, floty albo sposobu korzystania z biura. Większe znaczenie mogą zyskać natomiast kwestie społeczne i organizacyjne.

Klient może pytać o zatrudnienie, politykę równych szans, przeciwdziałanie mobbingowi, bezpieczeństwo informacji, ochronę danych, konflikt interesów i zasady zgłaszania nieprawidłowości. Dla firmy świadczącej usługi związane z danymi szczególnie istotne może być cyberbezpieczeństwo.

W praktyce dostawca usług może więc zostać oceniony równie szczegółowo jak dostawca fizycznego produktu, tylko akcenty znajdą się w innych obszarach.

Właśnie dlatego kopiowanie gotowej listy wskaźników z firmy produkcyjnej nie ma sensu. Każda organizacja powinna najpierw ustalić, które obszary są istotne w jej działalności i o co rzeczywiście pytają klienci.

Transport staje się częstym źródłem danych przekazywanych dalej

Łańcuch dostaw niemal zawsze zawiera transport. Surowce trzeba dostarczyć do zakładu, produkty przewieźć do magazynu, a później do klienta. Dlatego dane logistyczne są często potrzebne do obliczeń związanych z wpływem całego łańcucha.

Firma transportowa może zostać zapytana o rodzaje pojazdów, normy emisji, rodzaje paliwa, roczne zużycie i przebieg. W niektórych przypadkach klient może oczekiwać danych przypisanych do konkretnej trasy albo zlecenia.

Przedsiębiorstwo korzystające z usług zewnętrznego przewoźnika również może potrzebować takich informacji. Jeśli samo nie realizuje transportu, nie oznacza to, że wpływ związany z przewozem znika. Znajduje się po prostu u partnera.

Dlatego firmy logistyczne i przewoźnicy mogą obserwować wzrost liczby zapytań znacznie szybciej niż część innych MŚP. Dane o paliwie i przebiegu mają dodatkową zaletę, ponieważ zwykle już istnieją w przedsiębiorstwie z powodów księgowych i operacyjnych.

Dobrze uporządkowana firma może więc stosunkowo łatwo przygotować podstawowe zestawienie dla klienta, pod warunkiem że dane są zbierane w spójny sposób.

Odpady i materiały zaczynają mieć znaczenie również w rozmowach handlowych

Producent wykorzystujący stal, tworzywa, drewno, papier czy inne surowce może zostać zapytany o ich pochodzenie, udział materiału z recyklingu albo możliwość ponownego wykorzystania.

W przypadku opakowań pytania bywają szczególnie konkretne. Klient może chcieć ograniczyć masę opakowania, zmniejszyć udział tworzyw pierwotnych albo przejść na materiał łatwiejszy do recyklingu. Dostawca, który zna skład produktu, jest w stanie szybciej odpowiedzieć i zaproponować alternatywę.

Podobnie wygląda gospodarka odpadami. Firma powinna wiedzieć, jakie odpady wytwarza i co się z nimi dzieje. Dokumentacja wymagana z innych powodów może jednocześnie stanowić bazę do odpowiedzi ESG.

Dane te mogą prowadzić także do oszczędności. Jeśli przedsiębiorstwo zauważy, że duża ilość drogiego surowca kończy jako odpad, analiza ESG może wskazać problem bezpośrednio związany z kosztami produkcji.

Z tego powodu zbieranie informacji nie powinno być traktowane wyłącznie jako obowiązek wobec klienta. Część wskaźników pozwala lepiej zobaczyć, gdzie firma traci energię, materiał i pieniądze.

Pytania społeczne często dotyczą procesów, które firma już powinna znać

Liczba pracowników, wypadki, szkolenia, absencja czy struktura zatrudnienia nie są informacjami tworzonymi specjalnie na potrzeby ESG. Firma wykorzystuje je również w kadrach, BHP i zarządzaniu.

Problem ponownie polega na spójności. Jeżeli klient pyta o liczbę wypadków w danym roku, trzeba ustalić dokładną definicję i źródło danych. Jeśli pytanie dotyczy pracowników, trzeba wiedzieć, czy chodzi wyłącznie o osoby zatrudnione na umowę o pracę, czy również o inne formy współpracy.

Przy politykach sytuacja jest trudniejsza. Mała firma może faktycznie stosować określone zasady, ale nie mieć ich spisanych. Właściciel reaguje na zgłoszenia pracowników, nie toleruje dyskryminacji i oczekuje uczciwości, ale brakuje formalnego dokumentu.

Jeśli duży klient prosi o załączenie polityki, deklaracja słowna może nie wystarczyć. Wtedy warto stworzyć prosty dokument odpowiadający rzeczywistej praktyce firmy. Nie powinien składać się z kilkudziesięciu stron ogólnych deklaracji. Lepiej opisać konkretne zasady, odpowiedzialność i sposób postępowania.

Dokument powinien również działać w praktyce. Polityka zgłaszania nieprawidłowości, której pracownicy nigdy nie widzieli i nie wiedzą, gdzie zgłosić problem, ma niewielką wartość organizacyjną.

Klient może pytać o dalszych podwykonawców

Łańcuch dostaw nie kończy się na bezpośrednim dostawcy. Duża firma może chcieć wiedzieć, czy jej partner również kontroluje własnych podwykonawców.

Przykładowo producent zleca część procesu obróbki innemu zakładowi. Klient może zapytać, czy podwykonawcy podlegają określonym standardom, czy podpisują kodeks postępowania i czy dostawca weryfikuje ich podstawowe praktyki.

Mała firma może nie mieć rozbudowanego systemu audytów. Powinna jednak znać swoich istotnych partnerów i podstawowe ryzyka. Jeśli część produkcji zleca na zewnątrz, nie może udawać, że ten etap nie istnieje tylko dlatego, że nie odbywa się we własnym budynku.

Pierwszym krokiem może być dodanie kilku wymagań do umów z podwykonawcami albo prostego formularza dotyczącego najważniejszych kwestii. Zakres powinien być proporcjonalny do charakteru współpracy.

Nie ma sensu wysyłać dwustustronicowego kodeksu jednoosobowej firmie wykonującej drobną usługę raz w roku. Znacznie więcej uwagi trzeba natomiast poświęcić podmiotowi, który odpowiada za istotny etap produkcji i ma bezpośredni wpływ na jakość, bezpieczeństwo albo reputację produktu.

Brak idealnych danych nie powinien prowadzić do wymyślania odpowiedzi

Presja ze strony dużego klienta może skłaniać do podawania liczb za wszelką cenę. Firma obawia się, że puste pole w ankiecie zostanie źle ocenione. To niebezpieczne podejście.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie mierzy określonego wskaźnika, powinno jasno to napisać. Może wskazać, że dane będą dostępne od kolejnego roku albo że obecnie posiada wyłącznie wartość szacunkową.

Duży klient często woli uczciwą odpowiedź niż liczbę, której nikt nie potrafi później potwierdzić. W kolejnej rundzie ankiety może poprosić o źródło albo metodę obliczenia. Wtedy przypadkowa wartość szybko staje się problemem.

Najlepiej prowadzić również rejestr założeń. Jeśli zużycie energii dla jednego zakładu zostało rozdzielone pomiędzy dwa produkty według liczby wyprodukowanych sztuk, należy zapisać tę metodę. Dzięki temu w następnym roku można wykonać obliczenie w taki sam sposób i porównać wynik.

Spójność jest często ważniejsza niż pozorna precyzja.

Nie każda ankieta klienta wymaga budowania osobnego systemu

Duże organizacje mogą używać różnych formularzy. Jeden klient pyta o 30 wskaźników, drugi o 80, trzeci korzysta z własnego portalu dostawców. Próba tworzenia osobnego procesu dla każdego szybko prowadzi do chaosu.

Znacznie lepiej stworzyć wewnętrzny zestaw podstawowych danych. Powinien zawierać najczęściej powtarzające się informacje i być aktualizowany według stałego harmonogramu.

Firma może przygotować roczne dane o energii, paliwie, wodzie, odpadach, zatrudnieniu, wypadkach i szkoleniach. Do tego może utrzymywać aktualny zestaw polityk, certyfikatów i informacji o zarządzaniu.

Gdy pojawia się nowa ankieta, większość odpowiedzi pochodzi z gotowej bazy. Trzeba jedynie dopasować jednostki, okres i definicje do formularza klienta.

Taki sposób pracy jest szczególnie korzystny dla firm obsługujących kilku dużych klientów. Pierwsze przygotowanie wymaga czasu, ale kolejne zapytania stają się znacznie łatwiejsze.

Dane ESG powinny mieć właściciela i datę aktualizacji

Jednym z najprostszych sposobów uporządkowania informacji jest przypisanie każdemu wskaźnikowi osoby odpowiedzialnej. Zużycie energii może prowadzić administracja, dane pracownicze kadry, wypadki BHP, odpady osoba odpowiedzialna za środowisko, a polityki zarząd.

Przy każdym wskaźniku warto zapisać również częstotliwość aktualizacji. Część danych wystarczy zamknąć raz w roku. Inne można monitorować kwartalnie albo miesięcznie, jeśli firma rzeczywiście wykorzystuje je operacyjnie.

Nie ma potrzeby zbierać wszystkiego co tydzień. Nadmierna częstotliwość zwiększa pracę bez poprawy jakości, jeśli klient potrzebuje jedynie danych rocznych.

Ważniejsze jest konsekwentne stosowanie tej samej metody. Jeśli firma raz podaje zużycie energii za rok kalendarzowy, powinna zachować taką strukturę również później, chyba że klient jasno wymaga innego okresu.

Data aktualizacji pomaga też uniknąć wysyłania starego dokumentu. Przy dużej liczbie ankiet łatwo przypadkowo załączyć politykę albo certyfikat, który stracił ważność kilka miesięcy wcześniej.

ESG może wpływać na dostęp do nowych kontraktów zanim stanie się formalnym obowiązkiem dla firmy

Duże przedsiębiorstwa coraz częściej budują własne standardy kwalifikowania dostawców. Firma starająca się wejść do takiego łańcucha może zostać oceniona jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy.

Dział zakupów może poprosić o podstawowe dane podczas rejestracji w bazie dostawców. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada żadnych informacji i nie potrafi odpowiedzieć na większość pytań, proces może się wydłużyć.

Firma przygotowana ma przewagę organizacyjną. Może szybko wysłać aktualne dane, dokumenty i procedury. Nie musi tworzyć wszystkiego w tygodniu poprzedzającym przetarg.

Nie oznacza to automatycznie, że wygra kontrakt. Cena, jakość, terminowość i zdolność produkcyjna nadal mają ogromne znaczenie. ESG może jednak stać się kolejnym kryterium, szczególnie wtedy, gdy dwóch dostawców oferuje podobne warunki.

Przedsiębiorca powinien więc patrzeć na przygotowanie danych także jako na element obsługi sprzedaży. Im większy udział dużych korporacji w portfelu klientów, tym bardziej praktyczne staje się uporządkowanie tego obszaru.

Mała firma nie potrzebuje od razu działu ESG

Najczęstszą obawą MŚP jest koszt. Właściciel słyszy o raportach dużych korporacji liczących setki stron i zakłada, że będzie musiał tworzyć podobną strukturę.

W większości małych firm nie ma takiej potrzeby. Pierwszym etapem powinno być rozpoznanie wymagań klientów i zebranie podstawowych danych. Część pracy może wykonać obecny zespół, jeśli zakres pozostaje rozsądny.

Jedna osoba może koordynować proces przez kilka godzin miesięcznie. Księgowość raz w roku przekazuje zestawienie energii i paliwa. Kadry przygotowują dane pracownicze. BHP dostarcza informacje o wypadkach i szkoleniach. Zarząd zatwierdza podstawowe polityki.

Dopiero gdy wymagania rosną, liczba klientów jest duża albo potrzebne są specjalistyczne obliczenia, można rozważyć dodatkowe narzędzia i zewnętrzne wsparcie.

Takie stopniowe podejście ogranicza koszty i pozwala budować system odpowiadający rzeczywistym potrzebom.

Standard danych dla MŚP pomaga ograniczyć liczbę przypadkowych pytań

Jednym z problemów małych dostawców jest brak jednolitego języka. Każdy duży klient może pytać o podobne rzeczy w trochę inny sposób. To zwiększa obciążenie administracyjne.

Właśnie z tego powodu powstają uproszczone standardy i podejścia przeznaczone dla mniejszych przedsiębiorstw. Ich celem jest zebranie rozsądnego zestawu informacji, który może być wykorzystywany w relacjach z większymi kontrahentami bez zmuszania MŚP do tworzenia systemów na poziomie największych spółek.

Dla małej firmy korzystne jest oparcie własnego zestawu danych na uporządkowanej strukturze, nawet jeśli nie publikuje formalnego raportu. Dzięki temu informacje stają się bardziej porównywalne, a pracownicy wiedzą, czego regularnie pilnować.

Nie ma jednak sensu kopiować wszystkich możliwych wskaźników. Firma powinna rozpocząć od danych związanych z własną działalnością i pytaniami klientów.

Producent mebli będzie potrzebował innego zestawu niż software house. Przewoźnik będzie miał więcej danych dotyczących paliwa i floty, a firma usługowa więcej informacji związanych z pracownikami oraz bezpieczeństwem informacji.

Własne dane mogą ujawnić koszty, które wcześniej były traktowane jako normalne

Zbieranie informacji dla kontrahentów może mieć dodatkową wartość dla samej firmy. Jeśli przedsiębiorstwo zaczyna regularnie zestawiać energię, paliwo, wodę i odpady, łatwiej zauważyć nieefektywność.

Przykładowo roczne zużycie energii wzrasta o 18 procent, choć produkcja zwiększyła się tylko o 4 procent. Taka różnica powinna skłonić do sprawdzenia urządzeń, organizacji pracy albo taryfy. Firma może odkryć, że sprężarka pracuje poza godzinami produkcji albo część maszyn pozostaje uruchomiona bez potrzeby.

Podobnie wygląda zużycie materiału. Jeżeli ilość odpadu produkcyjnego rośnie szybciej niż liczba gotowych wyrobów, analiza może ujawnić problem jakościowy lub organizacyjny.

W tym sensie część danych ESG pokrywa się ze zwykłym zarządzaniem kosztami. Energia, paliwo i materiał są jednocześnie kosztem oraz źródłem wpływu środowiskowego.

Firma nie powinna więc zbierać informacji tylko po to, aby wysłać je klientowi. Jeśli już istnieją, można wykorzystać je przy planowaniu oszczędności.

Dostawca powinien rozumieć, które dane są rzeczywiście istotne dla jego działalności

Najgorszym sposobem przygotowania jest tworzenie ogromnego raportu obejmującego każdą możliwą kategorię, niezależnie od znaczenia dla firmy. Prowadzi to do dużej ilości pracy i niewielkiej wartości.

Znacznie lepiej zacząć od obszarów wynikających z działalności. Firma transportowa powinna dobrze znać paliwo, flotę, emisje, bezpieczeństwo kierowców i warunki pracy. Producent powinien kontrolować energię, surowce, odpady, bezpieczeństwo procesu i zatrudnienie. Firma technologiczna może bardziej skupić się na energii w biurach i centrach danych, pracownikach, ochronie informacji oraz zasadach zarządzania.

Następnie trzeba zestawić te obszary z pytaniami klientów. Jeśli trzy największe firmy regularnie wymagają tych samych piętnastu danych, właśnie one powinny znaleźć się na początku systemu.

Z czasem można rozszerzać zakres. Dzięki temu firma nie buduje kosztownej struktury na podstawie przewidywań, tylko reaguje na konkretne potrzeby rynku.

MŚP powinno również pilnować poufności przekazywanych danych

Ankieta ESG może zawierać pytania, które zbliżają się do informacji handlowych. Zużycie materiałów, wolumen produkcji, struktura zatrudnienia, konkretne procesy czy dane dotyczące dostawców mogą być wrażliwe.

Nie należy automatycznie wysyłać wszystkiego, o co pyta klient, bez oceny celu i zakresu. Jeśli informacja jest poufna, firma może zapytać, dlaczego jest potrzebna, jak będzie wykorzystywana i kto będzie miał do niej dostęp.

W niektórych przypadkach wystarczy wartość zagregowana zamiast szczegółowych danych operacyjnych. Zamiast ujawniać pełną strukturę produkcji można przekazać wynik roczny. Wszystko zależy od konkretnego celu.

Pracownik odpowiadający na ankietę powinien wiedzieć, które informacje może udostępnić samodzielnie, a które wymagają akceptacji zarządu albo osoby odpowiedzialnej za poufność.

Rosnąca liczba zapytań nie powinna prowadzić do osłabienia podstawowych zasad bezpieczeństwa informacji.

Najlepiej przygotowane firmy zaczynają od prostego rejestru danych

Nie trzeba od razu wdrażać specjalistycznego oprogramowania. Na początku wystarczy dobrze zaprojektowany arkusz zawierający nazwę wskaźnika, jednostkę, wartość, okres, źródło, osobę odpowiedzialną i datę aktualizacji.

Przykładowy rekord może wyglądać następująco: zużycie energii elektrycznej, MWh, rok 2025, wartość na podstawie faktur, właściciel danych administracja. Kolejny rekord obejmuje paliwo, litry, rok 2025, dane z kart flotowych, właściciel logistyka.

Dzięki takiej strukturze firma wie, które informacje są dostępne, a których brakuje. Można zaznaczyć wskaźniki wymagane przez poszczególnych klientów i szybko sprawdzić, czy baza pokrywa ich potrzeby.

Po roku aktualizacja jest znacznie łatwiejsza. Nie trzeba ponownie wymyślać metody. Wystarczy zebrać dane z nowych dokumentów według tych samych zasad.

Dopiero gdy liczba wskaźników, zakładów i klientów znacząco rośnie, sens może mieć bardziej zaawansowane narzędzie.

Pierwsza ankieta od dużego klienta powinna uruchomić trwały proces, a nie jednorazową akcję

Najgorszy scenariusz wygląda tak: dział sprzedaży otrzymuje formularz, przez tydzień wysyła dziesiątki maili do innych pracowników, zbiera odpowiedzi, odsyła dokument i kasuje roboczy arkusz. Sześć miesięcy później kolejny klient zadaje prawie te same pytania i proces zaczyna się od początku.

Znacznie bardziej efektywne jest potraktowanie pierwszej ankiety jako audytu własnej dostępności danych. Każde pytanie można oznaczyć jako „dane dostępne”, „dane wymagają obliczenia”, „brak danych” albo „nie dotyczy”. Następnie trzeba uzupełnić bazę.

Jeśli klient pyta o informację, której firma nie posiada, można zdecydować, czy warto zacząć ją mierzyć. Jeśli podobne pytanie pojawia się od kolejnych kontrahentów, odpowiedź jest zazwyczaj oczywista.

Po kilku miesiącach przedsiębiorstwo może posiadać własny podstawowy zestaw ESG bez tworzenia kosztownego projektu. Powstaje on organicznie na podstawie realnych potrzeb klientów.

Takie podejście ogranicza pracę administracyjną i zwiększa spójność odpowiedzi.

Dane ESG coraz częściej stają się zwykłym elementem relacji między dostawcą a klientem

Dla wielu MŚP ESG nadal brzmi jak temat przeznaczony dla zarządów wielkich korporacji. W praktyce może przyjąć bardzo przyziemną formę. Klient wysyła plik Excel i prosi o zużycie energii, liczbę pracowników, odpady oraz kilka polityk.

Właśnie ta forma najlepiej pokazuje, dlaczego wymagania dużych firm docierają do małych dostawców. Duża organizacja potrzebuje informacji z całego łańcucha, więc zwraca się do podmiotów, które tworzą jego poszczególne ogniwa. Jeśli tych podmiotów są setki, każdy otrzymuje własną część pytań.

Dla małej firmy odpowiedź nie musi oznaczać budowania rozbudowanego działu raportowania. Musi jednak oznaczać porządek. Przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, jakie dane posiada, gdzie się znajdują, kto je potwierdza i jaką metodą zostały obliczone.

Największą korzyść daje przygotowanie zanim pojawi się pilne zapytanie. Jeśli firma zbiera podstawowe dane raz w roku, kolejna ankieta nie powoduje dezorganizacji pracy całego zespołu.

Zdolność do przekazania danych może stać się jednym z warunków utrzymania miejsca w łańcuchu dostaw

Duże przedsiębiorstwa coraz dokładniej oceniają swoich dostawców, ponieważ odpowiadają przed własnymi klientami, inwestorami, bankami i innymi interesariuszami. Jeśli potrzebują danych, będą szukać sposobu ich pozyskania. Dostawca, który potrafi je dostarczyć, ułatwia klientowi pracę. Dostawca, który konsekwentnie odmawia albo nie posiada żadnych informacji, zwiększa poziom niepewności.

Nie należy z tego wyciągać wniosku, że każdy mały przedsiębiorca musi natychmiast tworzyć kompletny raport ESG. Znacznie bardziej racjonalne jest przygotowanie podstawowego zestawu danych odpowiadającego charakterowi działalności i oczekiwaniom głównych klientów.

Jeśli firma sprzedaje 70 procent produkcji jednemu dużemu odbiorcy, jego wymagania powinny być obserwowane szczególnie uważnie. Jeśli natomiast większość sprzedaży trafia do klientów indywidualnych, tempo przygotowania może wyglądać inaczej.

Najważniejszy jest więc związek pomiędzy ESG a modelem biznesowym. Im mocniej przedsiębiorstwo jest włączone w łańcuchy dużych organizacji, tym większe prawdopodobieństwo, że pytania pojawią się wcześniej i będą bardziej szczegółowe.

Mały dostawca powinien budować dane w tempie odpowiadającym rzeczywistym potrzebom

Najrozsądniejszy początek obejmuje kilka prostych kroków. Trzeba zebrać pytania, które firma już otrzymuje od klientów, sprawdzić dostępne dane, wskazać właścicieli informacji i stworzyć jedno miejsce przechowywania zatwierdzonych wartości. Następnie można ustalić roczny harmonogram aktualizacji i stopniowo uzupełniać brakujące obszary.

Jeśli klienci zaczynają pytać o emisje, można rozpocząć od energii i paliwa. Jeśli interesują ich kwestie pracownicze, trzeba uporządkować dane kadrowe i BHP. Jeśli wymagają polityk, należy sprawdzić, które zasady istnieją w praktyce, ale nie zostały jeszcze spisane.

Kolejny etap powinien wynikać z konkretnych potrzeb. Firma może zacząć liczyć ślad węglowy, zbierać bardziej szczegółowe informacje o dostawcach albo przygotowywać bardziej formalny raport, jeśli uzasadnia to skala biznesu.

Takie podejście chroni przed dwoma błędami. Pierwszym jest całkowite ignorowanie tematu do momentu pojawienia się pilnego wymagania od ważnego klienta. Drugim jest budowanie rozbudowanego systemu, którego nikt w firmie ani po stronie klientów nie potrzebuje.

W łańcuchu dostaw liczy się przede wszystkim zdolność do przekazywania wiarygodnych i porównywalnych informacji. Mała firma nie musi działać jak międzynarodowa korporacja. Powinna jednak potrafić odpowiedzieć na pytania dotyczące własnej działalności bez tygodniowego poszukiwania danych po fakturach, skrzynkach mailowych i segregatorach. To właśnie taki poziom przygotowania coraz częściej decyduje o tym, czy wymagania ESG są dla przedsiębiorstwa kolejnym źródłem chaosu, czy zwykłym elementem obsługi dużego kontrahenta.

Artykuł przedstawia firmę oraz związany z nią produkt